Como gestionar un taller mecanico de motos con Odoo

Si tienes un taller de motos, probablemente gestionas las reparaciones con una libreta, un cuaderno o, con suerte, una hoja de Excel. El cliente trae la moto, le dices mas o menos cuanto va a costar, haces el trabajo, y al final le pasas la factura. A veces te acuerdas de apuntar las horas, a veces no. A veces la pieza que pediste tarda tres dias y el cliente te llama todos los dias preguntando.

Eso funciona cuando tienes 5 motos al mes en el taller. Cuando tienes 20 o 30, se convierte en un caos. Y es ahi donde un sistema de gestion marca la diferencia entre un taller que gana dinero y uno que trabaja mucho pero no sabe cuanto gana.

Ordenes de reparacion: el centro de todo

En el modulo de taller de Motodoo, todo gira alrededor de la orden de reparacion (OR). Una OR es un documento que recoge todo lo que necesitas saber sobre un trabajo:

• Datos del cliente y de la moto (marca, modelo, matricula, kilometraje)
• Descripcion del problema o trabajo solicitado
• Diagnostico del mecanico
• Piezas necesarias (con precios de coste y venta)
• Mano de obra (horas estimadas y reales)
• Estado del trabajo (recibida, en diagnostico, esperando pieza, en reparacion, lista, entregada)
• Fotos del estado de la moto al entrar (esto te ahorra muchos problemas)

Cuando un cliente trae su moto, creas una OR en 2 minutos. Si el cliente ya esta en el sistema, sus datos y los de su moto se cargan automaticamente. Si es nuevo, lo das de alta y listo.

Presupuestos: presupuesta antes de tocar

Regla de oro del taller: nunca toques una moto sin presupuesto aprobado. Parece obvio, pero la cantidad de talleres que empiezan a trabajar "y luego ya te digo cuanto es" es asombrosa. Eso genera conflictos con el cliente y te expone a no cobrar lo que corresponde.

En Motodoo, el flujo es:

1. Recibes la moto y creas la OR
2. El mecanico hace el diagnostico
3. Generas un presupuesto desde la OR con piezas y mano de obra detalladas
4. Se lo envias al cliente por email o WhatsApp
5. El cliente aprueba (o no)
6. Si aprueba, la OR pasa a estado "en reparacion"

El presupuesto detalla todo: cada pieza con su precio, las horas de mano de obra estimadas con la tarifa, y el IVA. El cliente sabe exactamente cuanto va a pagar antes de que empieces.

Un taller que presupuesta bien transmite profesionalidad. Y un cliente que aprueba un presupuesto antes de empezar nunca te va a discutir la factura.

Gestion de piezas: saber que tienes y que necesitas

Las piezas son uno de los mayores dolores de cabeza de un taller. Tienes que tener stock de consumibles habituales (filtros de aceite, pastillas de freno, bujias, aceite), pero no puedes tener todo. Muchas piezas las pides bajo demanda al distribuidor.

Motodoo te permite gestionar ambos escenarios:

Piezas en stock

Los consumibles habituales los tienes en tu almacen, controlados por el modulo de inventario. Cuando un mecanico usa un filtro de aceite en una reparacion, lo asigna a la OR y el stock baja automaticamente. Cuando el stock llega al minimo, salta una alerta para reponer.

Piezas bajo pedido

Cuando necesitas una pieza especifica (un radiador para una Yamaha MT-07, por ejemplo), la pides desde la propia OR. Motodoo genera automaticamente un pedido de compra al proveedor correspondiente. Cuando la pieza llega, la recibes contra ese pedido y la OR se actualiza para reflejar que la pieza esta disponible.

El estado de la OR cambia a "esperando pieza" cuando hay piezas pendientes. Asi sabes de un vistazo que motos puedes seguir trabajando y cuales estan paradas esperando material.

Mano de obra: controla las horas de verdad

Muchos talleres cobran "a ojo" la mano de obra. "Esta reparacion son unas 3 horas, a 45 euros la hora, pues 135 euros". Pero luego el mecanico tarda 4 horas y media. Quien absorbe esa diferencia?

Motodoo tiene un sistema de control de horas integrado. El mecanico puede fichar inicio y fin de trabajo en cada OR desde su movil o desde una tablet en el taller. Asi tienes:

• Horas estimadas (las del presupuesto)
• Horas reales (las que ha tardado el mecanico)
• Desviacion (si tardas mas de lo presupuestado, lo ves inmediatamente)

Con el tiempo, esto te permite ajustar mejor tus presupuestos. Si siempre presupuestas 2 horas para un cambio de embrague pero tardas 3, ya sabes que tienes que presupuestar 3 o mejorar el proceso.

Garantias: el control que te falta

Las garantias son una fuente constante de conflictos si no las gestionas bien. Un cliente viene tres meses despues de una reparacion diciendo que le has puesto una pieza que ha fallado. Tu no encuentras la factura. El dice que era una pieza nueva y tu no estas seguro. Desastre.

Con el modulo de garantias de Motodoo, cada pieza instalada en una reparacion tiene trazabilidad completa:

• Que pieza se instalo (referencia, marca, lote)
• Cuando se instalo
• En que moto y para que cliente
• Periodo de garantia (configurable por tipo de pieza)
• Estado de la garantia (activa, expirada, reclamada)

Cuando un cliente reclama una garantia, lo verificas en 10 segundos. Si esta en plazo, generas una OR de garantia vinculada a la original. Si no esta en plazo, le muestras la fecha exacta de instalacion y el periodo de garantia. Sin discusiones.

Facturacion: de la OR a la factura en un clic

Cuando la reparacion esta terminada, generar la factura es inmediato. La OR ya tiene todos los datos: piezas usadas con sus precios, horas de mano de obra con la tarifa, IVA aplicable. Un clic y la factura esta lista.

Si el cliente quiere pagar con tarjeta, efectivo o una combinacion de ambos, el TPV del taller lo gestiona. Y si quieres enviar la factura por email, tambien.

Todo queda vinculado: cliente > moto > OR > presupuesto > piezas > factura > pago. Una cadena completa y trazable.

El cuadro de mandos del taller

Con todos estos datos en el sistema, puedes sacar informes que antes eran imposibles:

• Facturacion del taller por mes, por mecanico, por tipo de reparacion
• Margen real de cada reparacion (coste de piezas + mano de obra vs factura)
• Tiempo medio de reparacion por tipo de trabajo
• Motos en taller ahora mismo y su estado
• Piezas mas demandadas y cuales te falta tener en stock
• Clientes recurrentes y valor de vida del cliente

Estos datos te permiten tomar decisiones reales: contratar un mecanico mas, subir la tarifa de mano de obra, cambiar de proveedor de piezas, o hacer una campana de mantenimiento preventivo a tus clientes habituales.